Gửi hàng quốc tế: nguyên nhân khiến chi phí vận chuyển cao

Khi gửi hàng từ Việt Nam ra nước ngoài, nhiều người thường quan tâm trước tiên đến cước vận chuyển. Tuy nhiên, số tiền thực tế có thể khác với mức giá ước tính ban đầu nếu thông tin kiện hàng chưa chính xác, hàng hóa cần xử lý đặc biệt hoặc phát sinh yêu cầu từ quốc gia nhận hàng.

Để chủ động ngân sách và hạn chế những khoản phí không mong muốn, người gửi nên hiểu cách tính cước cũng như những yếu tố có thể ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển.

1. Kích thước kiện hàng lớn hơn dự kiến

Một trong những nguyên nhân phổ biến khiến cước vận chuyển tăng là sự khác biệt giữa trọng lượng thực tế và trọng lượng quy đổi theo thể tích.

Ví dụ, một thùng hàng chứa quần áo có thể chỉ nặng vài kilogram nhưng chiếm nhiều không gian trong quá trình vận chuyển. Tùy theo dịch vụ, đơn vị vận chuyển có thể sử dụng trọng lượng quy đổi để tính cước.

Vì vậy, trước khi yêu cầu báo giá, người gửi nên đo chiều dài, chiều rộng và chiều cao của kiện hàng sau khi đóng gói. Nếu chưa đóng gói hoàn chỉnh, hãy cung cấp số đo ước tính và xác nhận lại khi có kích thước cuối cùng.

2. Khai báo hàng hóa chưa đầy đủ

Tên hàng, số lượng, giá trị khai báo và mục đích gửi có thể ảnh hưởng đến việc tiếp nhận cũng như xử lý thủ tục của một kiện hàng.

Nếu thông tin cung cấp ban đầu không chính xác, người gửi có thể phải bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh hồ sơ. Với một số mặt hàng đặc thù, quy định nhập khẩu còn có thể yêu cầu giấy tờ bổ sung hoặc điều kiện vận chuyển riêng.

Cách tốt nhất là mô tả trung thực hàng hóa ngay từ đầu. Không nên khai báo chung chung hoặc đổi tên mặt hàng nhằm tránh kiểm tra, vì điều này có thể khiến quá trình xử lý phức tạp hơn.

3. Chưa kiểm tra quy định của quốc gia nhận hàng

Mỗi quốc gia có quy định riêng đối với hàng nhập khẩu. Thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị điện tử, pin và một số sản phẩm đặc thù có thể chịu những hạn chế khác nhau.

Trước khi gửi, hãy xác nhận mặt hàng có được phép nhập khẩu hay không, người nhận có cần cung cấp thêm giấy tờ không và những khoản thuế hoặc phí liên quan có thể áp dụng như thế nào.

Đối với người lần đầu gửi hàng ra nước ngoài, việc kiểm tra các điều kiện này trước khi đóng gói sẽ hữu ích hơn nhiều so với xử lý khi kiện hàng đã được bàn giao.

4. Chọn dịch vụ không phù hợp với nhu cầu

Không phải lúc nào phương án có cước thấp nhất cũng là lựa chọn phù hợp nhất. Nếu hàng cần giao gấp nhưng sử dụng dịch vụ có thời gian vận chuyển dài hơn, kế hoạch của người gửi có thể bị ảnh hưởng.

Ngược lại, nếu hàng không cần giao ngay, việc lựa chọn phương án chuyển phát nhanh có thể khiến chi phí cao hơn mức cần thiết.

Khi so sánh các lựa chọn, nên cân nhắc đồng thời cước phí, thời gian dự kiến, khả năng theo dõi vận đơn, điều kiện giao nhận và những phụ phí có thể phát sinh.

Nếu đang tìm hiểu các phương án vận chuyển từ Việt Nam đi nhiều quốc gia, bạn có thể tham khảo dịch vụ gửi hàng quốc tế để xác định tuyến cần tư vấn.

5. Bỏ qua các khoản phí ngoài cước chính

Ngoài cước vận chuyển, một số lô hàng có thể phát sinh phí xử lý đặc biệt, phí giao hàng bổ sung, thuế nhập khẩu hoặc các khoản liên quan đến thủ tục hải quan. Việc áp dụng những khoản phí này phụ thuộc vào tuyến vận chuyển, loại hàng, điều kiện dịch vụ và quy định tại quốc gia đích.

Do đó, khi nhận báo giá, người gửi nên hỏi rõ mức giá đã bao gồm những gì, khoản nào có thể tính riêng và bên nào chịu trách nhiệm đối với các chi phí tại nước nhận hàng.

Đây là bước quan trọng đối với doanh nghiệp thường xuyên gửi mẫu sản phẩm, hàng thương mại hoặc hàng cho đối tác ở nước ngoài.

Làm thế nào để dự trù chi phí tốt hơn?

Trước khi gửi hàng, bạn có thể chuẩn bị một danh sách thông tin ngắn:

• Quốc gia và thành phố nhận hàng.

• Loại hàng, số lượng và giá trị khai báo.

• Cân nặng thực tế của kiện hàng.

• Kích thước kiện hàng sau khi đóng gói.

• Thời gian giao hàng mong muốn.

• Các chứng từ liên quan nếu có.

Sau đó, hãy yêu cầu báo giá dựa trên thông tin thực tế và xác nhận những khoản phí có thể phát sinh. Nếu gửi hàng thường xuyên, việc lưu lại cước phí và thông tin của các lô hàng trước cũng giúp bạn dự trù ngân sách tốt hơn cho những lần tiếp theo.

Với nhu cầu gửi hàng sang Mỹ, người gửi có thể tìm hiểu thêm về dịch vụ gửi hàng đi Mỹ để tham khảo thông tin tuyến vận chuyển và những nội dung cần chuẩn bị trước khi gửi.

Kết luận

Chi phí vận chuyển quốc tế chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, không chỉ riêng cân nặng của kiện hàng. Kích thước, loại hàng, quy định nhập khẩu, phương thức vận chuyển và các khoản phí liên quan đều cần được xem xét trước khi quyết định gửi.

Chuẩn bị đầy đủ thông tin và hỏi rõ các điều kiện báo giá sẽ giúp cá nhân cũng như doanh nghiệp chủ động hơn về ngân sách, hạn chế phát sinh và lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với nhu cầu thực tế.